Desde hace unas semanas el revuelo es máximo y sobre todo por las campañas de publicidad llevadas a cabo por empresas de software y otros comerciales aprovechando la última ola del Kit Digital. A esto le sumamos que la AEAT ha realizado esta semana una campaña informativa que como viene siendo costumbre, es incompleta, de difícil comprensión para los contribuyentes y además tarde. Es tarde porque la entrada en vigor de la norma que afecta a VeriFactu la conocemos desde hace tiempo pero el plazo máximo para cumplir con ella es el próximo día 1 de enero de 2026.
Por todo ello, hemos intentado resumir qué es el VeriFactu, cómo os puede afectar y qué medidas tomar; todo ello antes del 1 de enero y con la información que a día de hoy se tiene.
¿Qué es VeriFactu?
Se trata de un un sistema de la Agencia Tributaria para emitir poder verificar las facturas emitidas y así intentar combatir el fraude fiscal. Además, digitaliza los procesos de facturación para empresas y autónomos y requiere que el software de facturación garantice la integridad y trazabilidad de las facturas y envíe los registros de facturación a la Agencia Tributaria de forma inmediata o al ser solicitados.
Esto se traduce en que el cumplimiento de obligación de adaptación del sistema VeriFactu recaiga sobre las empresas que tienen y comercializan Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y nosotros, como clientes de ellos, adaptamos nuestra facturación a la nueva realidad digital. La forma de facturar y las obligaciones a la hora de facturar no cambian, simplemente se informa a la AEAT en tiempo real de nuestra facturación al emitir dichas facturas. La propia Agencia, a través de la programación del software nos indica si la factura está validada o bien hay algún error que corregir. Ahora no se podrá emitir una factura sin que estén todos los datos de nuestro cliente correctos, por ejemplo.
Al no poder obligar a los contribuyentes a contratar un software privado de gestión, esta misma semana la AEAT ha lanzado en su web el espacio para poder comunicar dichas facturas de manera manual como más adelante en este artículo hablamos.
VeriFactu no es Factura Electrónica
Una diferencia que está generando mucha confusión es confundir el sistema VeriFactu con el concepto de Factura Electrónica. El reglamento de facturación indica que se puede facturar “por cualquier medio, en papel o formato electrónico que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación” entendiendo por formato electrónico aquella que se emita y reciba de manera electrónica. Dicho esto, una factura electrónica tampoco es aquella que hacemos en un programa, imprimimos y entregamos en mano.
El problema viene porque la Ley Crea y Crece en 2022 indicó la obligación de que se haga factura electrónica en todas las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales, o lo que es lo mismo, en cualquier transacción que sea B2B o no sea para un cliente particular final. Esta ley indicó una serie de plazos para esta obligación pero estos empezarán a contar desde el momento en que se apruebe el reglamento de desarrollo de la norma; y hasta día de hoy no hay ningún avance con lo que no está implementado ni se espera que sea pronto.
¿Quién tiene que cumplir con las obligaciones de VeriFactu?
El primer sesgo, a modo genérico, es que aplica a todos los empresarios, profesionales o personas jurídicas que utilicen sistemas informáticos de facturación. Por lo tanto, aquellos que no utilicen un SIF, no estarán obligados a utilizarlo. Pero esto, que parece una buena noticia y alivio para muchos, no es del todo cierto. Lo que la AEAT ha indicado es que en el caso de no contar un Sistema Informático de Facturación, no deberán remitirlas pero será obligatorio hacerlo en caso de inspección o cualquier otra reclamación por parte de la administración. En la práctica, se traduce en que no hay que contratar un software pero sí asegúrate de conservar los ejemplares y cumplir los requisitos del reglamento de facturación tradicional ya que podrá ser motivo de revisión por la AEAT.
Aquellos que usamos un SIF, simplemente tenemos que adaptar nuestra forma de facturar y ser más estrictos en la manera de facturar ya que nuestros software deben cumplir con la norma y enviar la información a la AEAT en tiempo real en el momento de emitir nuestras facturas.
Dentro de aquellos que usan un SIF, hay una excepción que nos afecta y es que tanto Fundaciones, como Asociaciones y/o Federaciones estarán obligados a cumplir exclusivamente por las operaciones que generen rentas que estén sujetas y no exenta del Impuesto de Sociedades, o sea la facturación de actividad mercantil -dicho grosso modo-. De esta manera, aquellas entidades sociales que sólo emitan facturas en base a los servicios a sus usuarios o recibos de los socios, estos no será obligatorio su envío al sistema VeriFactu.
Además de todo esto, recientemente ha sido resuelta la gran duda de qué se considera un SIF cuando usamos ofimática. Y es que la AEAT ha aclarado que no lo será “cuando se expiden facturas manuscritas sobre papel en blanco o preimpreso, o bien escritas con máquina de escribir”. Si se utilizan hojas de cálculo (por ejemplo, Excel) o procesadores de texto (como Word), se entenderá que se está utilizando un SIF a los efectos que aquí nos interesan siempre que el programa permita realizar estas tres acciones : introducir información de facturación, conservar la información de facturación y procesar esa información a través de cualquier procedimiento para producir otros resultados derivados. O dicho de otra manera, si utilizas un Excel o un Word sin que tenga ninguna programación y simplemente incluyas datos, imprimas y entregues, no hay obligación al no considerarse sistema informático.
Y en cuanto al tema territorial, esta norma aplicará a todo el territorio nacional con excepción de los contribuyentes en la Comunidad Foral de Navarra o en el País Vasco. Aunque a estos últimos les aplicará la normativa TicketBAI, muy similar a la que tratamos en este artículo.
¿Qué plazos tenemos para cumplir con VeriFactu?
Podemos cumplir desde ahora mismo pero los plazos límites son el 1 de enero de 2026 para los contribuyentes del Impuesto de Sociedades –empresas y entidades sociales con las excepciones vistas antes- y del 1 de julio de 2026 para los profesionales autónomos.
¿Cómo me adapto a VeriFactu?
Dicho todo lo anterior, la opción de adaptación en el caso de estar obligado es contar con un SIF preparado para el envío de la información a la AEAT, teniendo especial precaución en cómo se emiten las facturas y en cumplir con todos los requisitos de facturación -algo que sin VeriFactu es más fácil no realizar-.
En Cotiledón hemos empezado desde el mes de octubre a emitir las facturas acogiéndonos al sistema VeriFactu y habréis podido comprobar algunos cambios con respecto a las anteriores. El primero es la inclusión de un código QR que podéis escanear y os llevará directamente a los datos resumidos de la factura que tiene Hacienda. Por otro lado, en nuestro proceso de aprendizaje, hemos descubierto que una vez emitida la factura, cualquier otra impresión de la misma genera la palabra “DUPLICADO” en el documento ya que la única no duplicada será la enviada a AEAT.
Si no estás obligado, puedes seguir emitiendo las facturas como hasta ahora. O al menos, hasta que la normativa de factura electrónica nos indique cómo proceder. Eso sí, se debe cumplir igualmente con la normativa de facturación y además se debe custodiar la documentación y estar pendiente porque en caso de inspección, la AEAT requerirá la subida de dichas facturas a través del portal que han habilitado para la transmisión de las facturas de modo manual. Puedes acceder a este espacio desde este enlace.
Nuestro consejo
En resumen, si cuentas con un software de facturación, este está obligado a VeriFactu y a partir del 1 de enero si eres persona jurídica o el 1 de julio si eres autónomo a enviar la información de manera automática a la AEAT. Si eres una asociación, fundación o federación, únicamente tendrás que cumplirlo para aquellas facturas de actividad mercantil. Y si haces factura en un procesador de datos u hojas de cálculo sin programación alguna, simplemente tienes que guardarlo y hacer las facturas con todos los requisitos ya existentes.
Por otro lado, para poder emitir las facturas en un SIF es requisito indispensable contar con el Certificado Electrónico en vigor con lo que estos meses son importantes para obtenerlo en caso de no tenerlo vigente.
Nuestro consejo, si no estás obligado pero tienes un volumen alto de facturas, te recomendamos la contratación de un SIF pero si por el contrario el volumen es bajo, podrás asumir subirlas a la plataforma de manera manual.
La solución de Cotiledón
Como ya os comentamos en anteriores ocasiones, nuestro software está habilitado para trabajar con VeriFactu y podemos ofreceros por un precio de 10€+IVA mensuales el tener acceso a este software para poder facturar. Software del Sol, proveedor de esta herramienta, es la empresa con la que contamos en Cotiledón desde el principio y hemos conseguido un acuerdo para facilitar esta transición a nuestros clientes con contrato de gestoría.
El software tiene una amplia gama de configuraciones y posibilidades aunque es cierto que con la entrada en vigor de VeriFactu las actualizaciones son constantes y cada vez tiene más recursos disponibles. Nuestra propuesta es el acceso a dicha herramienta para la gestión de manera autónoma por vuestra parte y con acceso a la documentación necesaria para aprender del uso de la misma herramienta.
Si estás interesado en conocer esta opción, solamente tienes que dejarnos tus datos en este enlace y en breve nos pondremos en contacto contigo.