Enero y febrero son meses críticos en la gestión de personas. Llega el cierre del año, los nuevos propósitos y, por supuesto, la primera nómina del año.
Es un clásico que se repite en todas las entidades y empresas: entregáis las nóminas y, a los pocos minutos, algún trabajador acude preocupado preguntando: “¿Ha habido un error? Este mes me habéis ingresado menos que en diciembre”.
Como responsables de la entidad, es normal que esto os genere inquietud. Sin embargo, en el 99% de los casos no es un error de la empresa. Se trata de la normativa del IRPF funcionando correctamente. Para ahorraros correos y tensión, os explicamos la lógica detrás de este cambio para que podáis transmitirla a vuestra plantilla con seguridad.
1. Antes del susto, la lógica: ¿De dónde sale el porcentaje?
Para entender por qué cambia la nómina, primero hay que entender cómo elige Hacienda el porcentaje de retención. No es un número al azar.
El tipo de retención se calcula sobre una estimación de lo que el trabajador va a ganar en todo el año. La fórmula simplificada es:
Ingresos Brutos Anuales – Gastos Deducibles (Seguridad Social) = Base para calcular el impuesto
Cuanto mayor sea el resultado de esa resta, mayor será el porcentaje que Hacienda exige retener.
Nota: Sabemos que esto tiene mucha “miga” técnica. Si queréis ver el detalle exacto de cómo se estructura este cálculo, os invitamos a visitar nuestro Portal Laboral, donde el equipo de laboral de Cotiledón ha desglosado la normativa para quienes necesiten profundizar más.
2. El “efecto salto”: Por qué sube al cambiar de año
El motivo principal de las quejas en enero suele darse en trabajadores que se incorporaron a vuestra entidad a mitad del año pasado (por ejemplo, en mayo o septiembre de 2025).
Aquí es donde la fórmula que hemos visto antes explica lo sucedido:
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En 2025 (La ilusión óptica): Como esa persona solo iba a trabajar unos meses dentro de ese año, sus Ingresos Brutos Anuales eran bajos. Al aplicar la fórmula, el resultado daba un porcentaje de IRPF mínimo (a veces del 2%). Esto hacía que su sueldo neto pareciera más alto.
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En 2026 (La realidad): Al empezar enero, el sistema calcula que esa persona va a trabajar los 12 meses completos. Sus ingresos anuales estimados son mucho mayores que el año pasado y, por tanto, su tramo de IRPF sube obligatoriamente.
El sueldo bruto no ha bajado. Simplemente, ahora se está reteniendo lo correcto para un año completo, evitando así que la Declaración de la Renta de 2027 les salga a pagar una cantidad desorbitada.
3. El Modelo 145: Vuestro escudo y su responsabilidad
Si la fórmula es Ingresos – Gastos, hay una forma de “bajar” ese resultado: las circunstancias personales. Aquí entra en juego el Modelo 145.
A principio de año, es vital que solicitéis a la plantilla que actualicen sus datos. Si un trabajador ha tenido un hijo, se ha casado, tiene una discapacidad o paga una pensión compensatoria y no os lo comunica, el programa de nóminas no puede deducir esos gastos y les aplicará un IRPF más alto del necesario.
¿Qué debéis responder a vuestro equipo?
Cuando un empleado venga con la duda, la respuesta clave es la tranquilidad:
“La empresa mantiene tu salario bruto intacto -o en todo caso es superior-. El año pasado pagabas menos IRPF porque, al entrar a mitad de año, el cálculo anual era menor. Ahora, Hacienda ajusta tu porcentaje a la realidad de 12 meses de trabajo. Es un mecanismo de protección para que no tengas una deuda grande con la Agencia Tributaria al hacer la Renta el año que viene.”