¿Quién paga cuando un trabajador se da de baja? Guía práctica sobre las bajas médicas (IT) para empresas y entidades
Recibir el parte de baja médica de un trabajador siempre supone un doble reto para cualquier entidad o pequeña empresa. Por un lado, el reto organizativo: hay que cubrir sus funciones para que el proyecto no se pare. Por otro, el reto económico y administrativo: “¿Cuánto me va a costar esta baja? ¿Tengo que seguir pagando su sueldo? ¿Qué paga la Seguridad Social?”.
La Incapacidad Temporal (IT) —que es el nombre técnico de la baja médica— es uno de los trámites que más dudas genera a la hora de entregar las nóminas. Es muy habitual que la empresa vea que el dinero sale de su cuenta bancaria y piense que está asumiendo todo el coste, o que el trabajador pregunte por qué su nómina de ese mes es más baja de lo normal.
Para que tengáis total claridad y podáis gestionar estas situaciones con tranquilidad, desde el equipo de Cotiledón os explicamos cómo se calcula una nómina estando de baja y quién asume realmente el coste.
1. El concepto clave: El “Pago Delegado” (Por qué el dinero sale de tu banco)
El mayor malentendido empresarial con las bajas es este: cuando un trabajador está de baja (salvo los primeros días), la mayor parte de su sueldo lo paga la Seguridad Social o la Mutua, NO la empresa.
Sin embargo, el trabajador sigue recibiendo su nómina desde la cuenta bancaria de vuestra entidad. ¿Por qué? Por un mecanismo llamado Pago Delegado. Para que el trabajador no tenga que ir a pedirle el dinero al Estado, la ley obliga a la empresa a “hacer de cajero”. Vosotros le adelantáis ese dinero al trabajador en su nómina, y luego Hacienda/Seguridad Social os lo devuelve a vosotros descontándolo de los Seguros Sociales que pagáis a final de mes.
Aclarado este alivio financiero, veamos cuánto cobra el trabajador y quién asume el coste real. Pero, para hacer esos números, primero hay que entender la pieza central del puzzle: la Base Reguladora.
2. ¿Qué es la Base Reguladora y cómo se calcula?
En términos sencillos, la Base Reguladora es el “salario diario de referencia” que utiliza la Seguridad Social para calcular cuánto dinero le corresponde cobrar al trabajador estando de baja. No se basa exactamente en el sueldo neto que le llega al banco, sino en su Base de Cotización (el importe bruto mensual sobre el que la empresa paga los seguros sociales).
¿Cómo se hace este cálculo? Depende del motivo de la baja:
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Para bajas por enfermedad común o accidente no laboral: Cogemos la Base de Cotización por contingencias comunes del mes justo anterior a la baja y la dividimos entre 30 (si el trabajador tiene un salario mensual fijo) o entre los días que tenga ese mes (si tiene salario diario). El resultado es lo que vale un día de baja de ese trabajador. En el caso de contratos a jornada parcial, el cálculo se realiza sobre la media de las tres últimas nóminas anteriores al mes de la baja.
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Ejemplo: Si su base de cotización en enero fue de 1.500€ y tiene salario mensual, su base reguladora diaria será de 50€ (1.500 / 30).
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Para accidentes de trabajo o enfermedad profesional: Es muy similar, pero utilizamos la Base de Cotización por contingencias profesionales del mes anterior (o de tres meses en el caso de parcialidad). Además, si el trabajador ha realizado horas extras durante el último año, se hace un promedio de esas horas y se suma al cálculo antes de dividirlo entre los días del mes.
Una vez tenemos esa cifra diaria (esos 50€ del ejemplo), ya podemos aplicar los porcentajes que marca la ley.
3. Baja por Contingencias Comunes (Una gripe, apendicitis o romperse un brazo esquiando)
Hablamos de enfermedades comunes o accidentes no laborales. Es el caso más habitual y el que tiene los tramos de pago más fragmentados. La ley estatal marca lo siguiente:
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Del día 1 al 3 de la baja: El trabajador no cobra nada. La empresa tampoco paga nada.
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Del día 4 al 15 de la baja: El trabajador cobra el 60% de su base reguladora. Este tramo sí es un coste real para la empresa (lo pagáis vosotros de vuestro bolsillo).
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Del día 16 al 20 de la baja: El trabajador sigue cobrando el 60%, pero aquí entra el Pago Delegado. Lo paga la Seguridad Social/Mutua (vosotros lo adelantáis, pero os lo descuentan de los seguros sociales).
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A partir del día 21: El trabajador pasa a cobrar el 75% de su base reguladora. Lo sigue pagando íntegramente la Seguridad Social/Mutua.
Explicación para tu equipo: “Durante tu baja común, la ley establece que cobres un porcentaje menor de tu salario habitual, y los tres primeros días no están retribuidos. Por eso tu nómina es más baja este mes”.
4. Baja por Contingencias Profesionales (Accidente de trabajo o enfermedad profesional)
Aquí las reglas cambian porque la baja se ha producido por causas directamente vinculadas a la actividad de la entidad (por ejemplo, un accidente in itinere yendo a la oficina o una caída en el centro de trabajo).
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El día del accidente: El trabajador cobra el 100% de su salario, y es un coste que asume la empresa.
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Desde el día siguiente (día 1 de baja) en adelante: El trabajador cobra el 75% de su base reguladora. El coste lo asume íntegramente la Mutua desde el primer momento (vía pago delegado).
5. La “trampa” del Convenio Colectivo: El Complemento de IT
Seguro que al leer los porcentajes de arriba habéis pensado: “Pero si yo tengo trabajadores de baja que siguen cobrando el 100% de su nómina, ¿por qué?”.
Aquí entra en juego la pieza más importante del puzzle: vuestro Convenio Colectivo. Muchos convenios de acción social, intervención, oficinas o comercio obligan a la empresa a “complementar” la baja. Esto significa que, si la Seguridad Social paga el 60% o el 75%, el convenio os obliga a vosotros (la empresa) a poner de vuestro bolsillo el porcentaje restante hasta que el trabajador cobre el 100% de su sueldo normal.
Este Complemento de IT sí es un coste directo para la entidad, y varía muchísimo dependiendo del sector en el que operéis.
Tranquilidad: Cotiledón cuadra los números
Gestionar los tramos de días, saber qué paga la mutua, calcular la base reguladora exacta, aplicar el pago delegado y revisar si vuestro convenio exige complementar la baja hasta el 100% es una tarea técnica compleja y con mucho margen de error.
La buena noticia es que vosotros no tenéis que calcular nada de esto.
Es importante que como empleadores sepáis que el trabajador no tiene que enviar el parte como antiguamente pero sí es su obligación mantener informada a la empresa de su ausencia por enfermedad.
Cuando ocurre una baja, lo primero que debemos esperar es a que nos entre por el Sistema, momento en el que el equipo laboral de Cotiledón:
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Comunicamos la baja al sistema RED de la Seguridad Social en plazo para evitar sanciones.
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Calculamos la base reguladora exacta del trabajador.
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Revisamos vuestro convenio colectivo para aplicar el complemento de IT solo si es obligatorio.
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Cuadramos el Pago Delegado para asegurarnos de que la Seguridad Social os descuenta correctamente el dinero en vuestros seguros sociales a final de mes.
Vosotros centraos en reorganizar el trabajo del equipo; de que las nóminas y los costes de la baja cuadren al céntimo, nos encargamos nosotros.