Desde el 2 de octubre de 2016, fecha en la que entró en vigor la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, todas las entidades jurídicas o sin personalidad jurídica están obligadas a relacionarse electrónicamente con las administraciones públicas. Esta relación electrónica se lleva a cabo de manera segura a través de los Certificados Digitales.
Desde Cotiledón siempre hemos querido apoyar de una manera integral a todos nuestros clientes facilitándoles en todo lo posible la tramitación burocrática con la administración. En este post, os contamos cómo podéis realizarlo íntegramente por vosotros mismos pero recordad que si queréis que lo tramitemos nosotros, podéis escribirnos o llamarnos sin compromiso. Hay que tener en cuenta que parte del proceso, requiere de la presencia física de los representantes, no pudiendo delegarse excepto por poder notarial, sobre otra persona.
Pasos Generales para obtener el Certificado:
Aunque posteriormente veremos las peculiaridades de cada Certificado, principalmente el proceso consta de 4 pasos que han de realizarse en un ordenador (recomendado) y que ha de ser siempre el mismo:
- Preparación equipo: Los navegadores soportados para todo este proceso y su posterior uso son el Internet Explorer [descargar] y el Mozilla Firefox [descargar]. El uso de Chrome no es recomendado y no es válido para la obtención pero sí para algunas plataformas a la hora de usarlo. Lo más recomendable es iniciar el proceso completo en el menor tiempo posible ya que las actualizaciones del sistema podrían hacer irreconocible el equipo en el que se inicia el proceso con el que se termina y, recordamos que todo ha de realizarse en el mismo ordenador.
- Solicitar Certificado: entrando en este enlace, y completando los campos requeridos, obtendréis un código de 9 dígitos necesario en la acreditación posterior. Es importante comprobar que todos los datos son correctos e incluir un correo electrónico válido porque será donde se enviarán todas las comunicaciones de este proceso. Este correo no será el que se utilizará posteriormente como contacto con la Administración, solo es para la obtención del certificado.
- Acreditación: este paso solo lo pueden realizar los afectados, representantes o apoderados mediante notario, no pudiendo realizarlo los colaboradores como Cotiledón. Para dicha acreditación, tendréis podéis buscar la Administración que mejor os venga en este Localizador de oficinas [localizador]. Hay que tener en cuenta que en ciertas administraciones es obligatorio solicitar cita previa vía telemática o telefónica. A la cita habrá que acudir con la documentación de representación personal (DNI), el código de 9 dígitos obtenido en el paso 2 y en el caso de entidades jurídicas, los estatutos o poderes o el acta de certificación en caso de entidades sociales. En esta cita, un funcionario acreditará la titularidad y representación y dará el ok electrónicamente.
- Descarga del Certificado: recibiremos un correo electrónico comunicando la disponibilidad de nuestro certificado y un link de descarga. En este paso, deberemos abonar mediante tarjeta bancaria los 14€ (sin impuestos) que cuesta el certificado con validez de 2 años. Es importante recordar que hay que usar el mismo equipo desde donde solicitasteis el código inicial. Terminada la descarga se instalará en el propio navegador.
Para los autónomos, hay que tener en cuenta que son los mismos pasos pero en este enlace y sin coste.
Obtención para Entidades Sociales:
Las entidades sociales tendrán obligación de realizar un trámite más que ralentiza más aun su obtención. Tienen que aportar un certificado del registro que les corresponda que certifique a la fecha actual la existencia y registro de la entidad así como quienes son sus representantes. En el caso de Fundaciones, el Presidente/a del Patronato y de Asociaciones el Presidente/a de la Asamblea. Solo tendrá validez esta certificación de 15 días hábiles desde la fecha de emisión (no recepción).
Las Fundaciones del Registro Nacional deberán solicitarlo mediante instancia [descargar]. El registro procederá y enviará por correo postal (o correo electrónico) dicha certificación.
Las Asociaciones Nacionales deberán rellenar otra instancia [descargar] y entregar en su registro previo pago de la tasa correspondiente que se abona mediante el modelo 790 [descargar]
Por último, aquellas entidades de registros autonómicos deberán comunicarse con cada registro para obtener los modelos normalizados correspondientes así como el pago de la correspondiente tasa.
Nuestras Recomendaciones:
- Obtener el código de 9 dígitos lo más cerca posible a la cita. Incluso después de haber obtenido dicha cita.
- Una vez descargado, proceder a exportarlo y ponerle una clave segura. El proceso de exportación es sencillo [descargar].
- Comprobar que el representante tiene posibilidades de ir a la cita y si no pudiera, plantear la realización de poderes notariales específicos.
- No dejes de hacerlo, las multas pueden llegar a los 250 €.
- En caso de duda, llámanos o escríbenos sin compromiso.